Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä OY
PSYKOTERAPEUTIN OMAVALVONTASUUNNITELMA
Tämä omavalvontasuunnitelmaohje on laadittu Valviran määräyksen 1/2024 mukaisesti, joka astui voimaan 15.5.2024. Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on varmistaa laadukkaat ja turvalliset palvelut sekä toimia työkaluna palvelun kehittämisessä. Suunnitelma tulee laatia sähköisesti ja pitää nähtävillä. Omavalvontasuunnitelmaa tulee pitää jatkuvasti ajantasaisena ja päivittää aina, kun palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen. Päivitetty omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä.
1.PALVELUNTUOTTAJAN JA PALVELUYKSIKÖN TIEDOT
1.1 Palveluntuottajan tiedot
Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä OY
Y-tunnus: 3185532–7
Yhteystiedot:
Osoite: Ykskoivuntie 32, 23500 Uusikaupunki
Puhelinnumero: 045 2082899
Sähköposti: elena@perhepsykoterapia.fi
1.2 Palveluyksiköiden tiedot
Käyntiosoite: Ykskoivun tie 32, 23500 Uusikaupunki
Käyntiosoite: Läntinen pitkäkatu 33, 20100 Turku
Vastuuhenkilö: Psykoterapeutti Elena Hering
1.3 Toiminta
Palveluyksikkö tarjoaa kognitiivista käyttäytymispsykoterapiaa, paripsykoterapiaa ja perhepsykoterapiaa. Lisäksi mahdollista saada sosiaalihuollon ostopalveluja korkean ammattitaidon omaavilta terapeuteilta joko yksittäisen psykoterapeutin ja sosiaalityön osaajan, tai koko tiimin osalta. Psykoterapeutti tarjoaa osaamistaan myös sosiaalihuollon systeemisiin tiimeihin perhepsykoterapeuttina tai terapeuttisten menetelmien työnohjaajana. Toiminta-ajatukseni on tarjota laadukkaita ja vaikuttavia palveluita, jotka tukevat asiakkaiden psyykkistä hyvinvointia, kuntoutumista ja tavoitteellista kehittymistä. Työskentelen näyttöön perustuvilla menetelmillä ja sitoudun jatkuvaan ammatilliseen kehittymiseen. Toimintani perustuu luottamuksellisuuteen, yksilöllisyyden kunnioittamiseen ja korkeaan ammattietiikkaan.
Palvelut toteutetaan sekä lähi- että etävastaanottoina asiakkaan tarpeiden ja tilanteen mukaan. Etävastaanotot toteutetaan tietoturvallisen videoyhteyden välityksellä. Toiminta keskittyy lähivastaanottona Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle ja etänä koko Suomen alueelle.
- OMAVALVONNAN TOIMEENPANO
2.1 Omavalvonnan vastuuhenkilöt
Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, seurannasta ja päivityksistä vastaa Elena Hering. Vastuuhenkilönä hän huolehtii suunnitelman ajantasaisuudesta ja sen sisällön kehittämisestä toiminnan muutosten mukaisesti.
2.2 Omavalvontasuunnitelman seuranta ja julkisuus
Omavalvontasuunnitelman sisältö tarkistetaan ja päivitetään aina toiminnan muuttuessa, kuitenkin vähintään neljän kuukauden välein. Suunnitelman ajantasainen versio on jatkuvasti nähtävillä sekä verkkosivuilla että paperiversiona vastaanotolla. Näin varmistetaan, että asiakkaat, viranomaiset ja muut sidosryhmät voivat helposti tutustua toiminnan laadunvalvonnan periaatteisiin ja käytäntöihin.
- PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA
3.1 Palvelun laadun varmistaminen
Psykoterapiapalvelujen laadun ja vaikuttavuuden seuranta toteutuu systemaattisesti usealla eri tasolla. Kelan kuntoutuspsykoterapian asiakkaiden kanssa käytän CORE-OM-mittaria neljännesvuosittain arvioimaan hoidon edistymistä ja vaikuttavuutta. Tarvittaessa hyödynnän myös muita validoituja mittareita, kuten masennusoireiden kartoittamiseen PHQ-9 ja ahdistuneisuuden arviointiin GAD-7.
Jokaisen terapiaprosessin alussa laadin yhdessä asiakkaan kanssa yksilölliset tavoitteet terapialle. Näiden tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti terapian aikana, mikä mahdollistaa työskentelyn suuntaamisen ja tarvittaessa menetelmien mukauttamisen asiakkaan tarpeisiin. Tavoitteiden seuranta dokumentoidaan huolellisesti potilastietojärjestelmään.
Palvelun laadun kehittämiseksi kerään asiakkailtani strukturoitua palautetta puolivuosittain. Palautekyselyssä kartoitetaan kokemuksia käytetyistä työskentelymenetelmistä, vuorovaikutuksen toimivuudesta sekä terapian koetusta hyödyllisyydestä. Saatua palautetta hyödynnän aktiivisesti oman työni kehittämisessä.
Ammatillisen osaamiseni ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi osallistun säännöllisesti työnohjaukseen ja täydennyskoulutuksiin. Pidän kirjaa käymistäni koulutuksista ja reflektoin niiden antia työhöni. Seuraan myös aktiivisesti alan tutkimusta ja päivitän työskentelymenetelmiäni uusimman tutkimustiedon mukaisesti.
3.2 Potilaan asema ja oikeudet
Hoitoon pääsy perustuu huolelliseen alkuarviointiin, jossa kartoitetaan asiakkaan psykoterapian tarve, soveltuvuus ja motivaatio yhteisellä tutustumiskäynnillä. Kelan kuntoutuspsykoterapiaan hakeutuvilla tulee olla psykiatrin lausunto sekä Kelan myönteinen kuntoutuspäätös. Yksityisasiakkaiden kohdalla arvioin terapian soveltuvuutta ja ajankohtaisuutta alkutapaamisten yhteydessä. Mikäli arvioin, että jokin muu hoitomuoto olisi asiakkaalle tarkoituksenmukaisempi, ohjaan hänet tarvittaessa muiden palveluiden piiriin.
Asiakkaan tiedonsaantioikeus toteutuu kattavalla informoinnilla heti hoitosuhteen alussa. Käyn läpi terapian käytännöt, periaatteet ja tavoitteet, sekä kerron selkeästi terapian kustannuksista ja peruutuskäytännöistä. Asiakas saa kirjallisen terapiasopimuksen, jossa nämä asiat on dokumentoitu. Asiakkaalla on oikeus tutustua omiin potilasasiakirjoihinsa ja saada niistä kopiot pyydettäessä.
Itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen on työni keskeinen periaate. Asiakas osallistuu aktiivisesti hoitonsa suunnitteluun ja päätöksentekoon. Terapian tavoitteet ja työskentelymenetelmät valitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa hänen arvojaan ja toiveitaan kunnioittaen. Asiakkaalla on oikeus keskeyttää terapia niin halutessaan, ja tästä oikeudesta informoidaan selkeästi.
Hoitosuunnitelma laaditaan yhteistyössä asiakkaan kanssa ensimmäisten tapaamisten aikana. Hoitoanalyysiin kerätään tietoa asiakkaan ongelmista ja niihin vaikuttavista tekijöistä. Yksilöpsykoterapiassa kerrotaan kognitiivisen käyttäytymisterapian ja terapeutin menetelmistä ja työskentelytavoista. Asiakas valitsee itselleen sopivan terapiamuodon ja terapeutin. Asiakkaan kanssa yhdessä pohditaan keskeisiä vaikuttavia, ylläpitäviä ja vahvistavia tekijöitä ongelmien ja vahvuuksien osalta. Suunnitelma käydään suullisesti läpi hoitoanalyysin avulla prosessin aikana seuraten käyttäytymisessä havaittavia tekijöitä ja tavoitteiden etenemistä. Istunnoissa sovitaan aikatauluista ja työskentelyn periaatteista. Psykoterapiassa terapeutti ja asiakas ovat yhteistyösuhteessa, jossa kummatkin omasta roolistaan käsin vaikuttavat työn tuloksellisuuden, kokemuksellisuuden ja oppimisen tuloksellisuuteen. Yhteistyösuhteessa avoin asioiden ja palautteen kertominen, muutosmotivaatio ja lämmin vuorovaikutussuhtautuminen ovat keskeisiä tekijöitä asiakkaan muutosprosessin edistymisessä.
Hoitosuunnitelmaa tarkistetaan säännöllisesti terapian edetessä ja sitä muokataan tarvittaessa asiakkaan tilanteen ja tarpeiden mukaan. Istunnot dokumentoidaan potilastietojärjestelmään. Asiakas saa yhdessä valmistetusta suunnitelmasta oman kopionsa halutessaan. Asiakas voi halutessaan välittömästi päättää terapian. Terapeutti laatii kelaan terapiapalautteen käynnistä. Terapiapalaute käydään asiakkaan kanssa yhdessä läpi. Terapiapalautteessa pohditaan terapiaprosessia ja asiakkaan jatkosuunnitelmaa.
3.3 Potilaiden kohtelu ja palaute
Toimintani perustana on asiakkaan ihmisarvon ja yksilöllisyyden ehdoton kunnioittaminen. Jokainen asiakas kohdataan yhdenvertaisesti ja hänen itsemääräämisoikeuttaan kunnioittaen. Epäasiallista kohtelua ehkäistään ylläpitämällä korkeaa ammattietiikkaa ja noudattamalla terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain säännöksiä. Työnohjaus toimii tärkeänä välineenä oman toiminnan reflektoinnissa ja ammatillisuuden kehittämisessä.
Asiakaspalautetta kerätään säännöllisesti ja systemaattisesti usealla tavalla:
- Suullinen palaute terapiakäyntien yhteydessä
- Kirjallinen palautekysely puolivuosittain
- CORE-OM ja muiden mittareiden tulokset osana palautejärjestelmää
Kaikki saatu palaute dokumentoidaan ja analysoidaan huolellisesti. Palautteen perusteella tehdyt kehittämistoimenpiteet kirjataan ylös ja niiden vaikutuksia seurataan. Mahdollisiin epäkohtiin tai tyytymättömyyteen reagoidaan välittömästi keskustelemalla asiasta asiakkaan kanssa ja etsimällä ratkaisuja tilanteen korjaamiseksi.
3.4 Muistutusten käsittely
Muistutukset ovat tärkeä osa palvelun laadun kehittämistä ja asiakkaan oikeusturvan toteutumista. Muistutuksen voi tehdä vapaamuotoisesti kirjallisena joko sähköpostitse tai postitse.
Jokainen muistutus käsitellään viipymättä, viimeistään kahden viikon kuluessa sen saapumisesta. Muistutuksen käsittelyssä noudatan seuraavia periaatteita:
- Muistutuksen vastaanottamisesta ilmoitetaan asiakkaalle välittömästi
- Asia selvitetään perusteellisesti ja puolueettomasti
- Tarvittaessa konsultoidaan alan kollegoita tai juridista asiantuntijaa
- Asiakkaalle annetaan selkeä, perusteltu kirjallinen vastine
Vastineessa otan kantaa muistutuksessa esitettyihin asioihin ja esitän konkreettiset toimenpiteet, joilla vastaavat tilanteet pyritään jatkossa ehkäisemään. Muistutukset ja niihin annetut vastineet dokumentoidaan ja säilytetään erillään potilasasiakirjoista. Muistutusten sisältöä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja laadunhallinnassa. Muistutuksen yritykseen voi lähettää sähköpostiosoitteeseen. Yritys on tehnyt sopimuksen myös muistutusten lähettämisen mahdollisuudesta sosiaalityöntekijä, psykoterapeutti Heidi Auterolle sähköpostiosoitteeseen heidi.autero@gmail.com.
Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta kannella asiastaan valvoville viranomaisille. Tarvittaessa ohjaan asiakkaan ottamaan yhteyttä viranomaiseen, joka voi avustaa muistutuksen tai kantelun tekemisessä.
- RISKIENHALLINTA
4.1 Riskienhallinnan järjestelmä
Riskien arviointi toteutetaan systemaattisesti ja ennakoivasti osana jokapäiväistä toimintaa. Keskeisimmät tunnistetut riskit liittyvät tietoturvaan, asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen sekä palvelun jatkuvuuteen.
Tietoturvariskit minimoidaan käyttämällä vain tietoturvallisia järjestelmiä ja noudattamalla huolellista tietosuojakäytäntöä. MinduPro- potilastietojärjestelmään rekisteröidytään vahvalla tunnistautumisella ja kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Asiakas- ja laskutustiedot on tallennettu asianmukaisesti Valviran hyväksymän MinduuPro järjestelmään ja potilasasiakirjamerkinnät kirjataan suoraan Kantaan MinduPro:n käyttämän Atostek ERA -rajapinnan kautta. Etävastaanottoihin käytetään MinduPro järjestelmää, joka on terveydenhuoltoon hyväksytty.
Asiakasturvallisuuden varmistamiseksi tehdään huolellinen alkuarviointi jokaisen asiakkaan kohdalla. Akuutissa kriisissä olevat tai välitöntä psykiatrista hoitoa tarvitsevat ohjataan tarkoituksenmukaisempien palveluiden piiriin. Kriisitilanteita varten on laadittu selkeät toimintaohjeet ja yhteystiedot päivystäviin palveluihin.
Työturvallisuuden näkökulmasta vastaanottotila on suunniteltu turvalliseksi ja uhkaaviin tilanteisiin on varauduttu ennalta laaditulla toimintasuunnitelmalla. Oman jaksamisen ja työturvallisuuden tukena toimii säännöllinen työnohjaus.
Havaitut riskit ja läheltä pititilanteet dokumentoidaan, analysoidaan ja käsitellään välittömästi. Riskienhallintaa kehitetään jatkuvasti saadun kokemuksen ja palautteen perusteella. Tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan viipymättä, ja niiden vaikuttavuutta seurataan systemaattisesti.
4.2 Vaaratapahtumien ja epäkohtien dokumentointi
Kaikki havaitut vaaratapahtumat, epäkohdat ja läheltä pititilanteet dokumentoidaan. Dokumentoinnissa noudatetaan seuraavia periaatteita:
- Kirjaus tehdään välittömästi tapahtuman tai havainnon jälkeen
- Kirjauksessa kuvataan tapahtuman kulku, siihen johtaneet tekijät ja välittömät toimenpiteet
- Tapahtumasta tehdään juurisyyanalyysi vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi
- Korjaavat toimenpiteet kirjataan ja niiden toteutumista seurataan systemaattisesti
Erityistä huomiota kiinnitetään tietoturvapoikkeamien dokumentointiin ja käsittelyyn. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä asianosaisille sekä tarvittaessa valvoville viranomaisille tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Viranomaisten tarkastuksissa tai päätöksissä havaitut epäkohdat ja niiden korjaamiseksi annetut määräykset dokumentoidaan ja korjaavat toimenpiteet toteutetaan annetussa määräajassa. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti.
Dokumentointi toimii myös oppimisen välineenä. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja henkilökohtaisessa ammatillisessa kehittymisessä. Vuosittain tehdään yhteenveto havaituista tapahtumista ja arvioidaan riskienhallinnan toimivuutta kokonaisuutena.
- TIETOTURVA JA TIETOSUOJA
5.1 Asiakastietojen käsittely
Toimin itse tietosuojavastaavana ja vastaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Asiakastietoja käsitellään tietosuojaselosteen mukaisesti, joka on tämän omavalvontasuunnitelman liitteenä. Tietosuojaseloste on myös nähtävillä verkkosivuillani sekä vastaanotolla.
Potilastietojärjestelmänä käytän MinduPro:a, johon kirjaudun vahvalla kaksivaiheisella tunnistautumisella. Kaikki potilasasiakirjamerkinnät kirjataan suoraan Kanta-palveluun MinduuPro:n käyttämän Atostek ERA -rajapinnan kautta. MinduPro järjestelmä kuuluu A1 luokkaan ja Atostek ERA A3 luokkaan. Tietojärjestelmäkohtaiset tarkemmat kuvaukset ovat luettavissa yrityksen Tietoturvasuunnitelmasta, joka on omavalvontasuunnitelman liitteenä.
5.2 Potilastietojen käsittely
Potilasasiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä noudatan sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista sekä muuta ajantasaista lainsäädäntöä. Potilastietojen käsittely tapahtuu Kanta-palveluissa, jonne tiedot tallentuvat MinduPro-järjestelmästä Atostek ERA -rajapinnan kautta.
Järjestelmään kirjataan vain hoidon kannalta välttämättömät tiedot. Kirjaukset tehdään viiveettä ja huolellisesti, varmistaen tietojen asianmukaisuus ja virheettömyys. Potilasasiakirjamerkinnät pidetään selkeinä ja ymmärrettävinä, jotta niistä käy ilmi hoitoratkaisujen perusteet.
Tietoturvallisuuden poikkeamatilanteissa toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
5.3 Etävastaanoton tietoturva
Etävastaanotot toteutetaan MinduPro-järjestelmän kautta, joka täyttää terveydenhuollon etäpalveluille asetetut tietoturvavaatimukset. Etävastaanottoon käytetään järjestelmän sisäänrakennettua videoyhteyttä, joka perustuu suojattuun WebRTC-teknologiaan.
Asiakas on Mindupro järjestelmään rekisteröityessään tehnyt vahvan tunnistautumisen, jonka kautta asiakkaan henkilöllisyys voidaan varmentaa. Mikäli asiakas on jättänyt vahvan tunnistautumisen tekemättä, niin silloin henkilöllisyys varmistetaan henkilökortin tai psykoterapeutille toimitettujen asiakirjojen kautta. Etävastaanoton aikana varmistan, että ympäristö on rauhallinen ja yksityisyyden suoja toteutuu molemmissa päissä.
Etävastaanoton häiriötilanteita varten on laadittu varajärjestelmä. Jos videoyhteys katkeaa, otan asiakkaaseen yhteyttä puhelimitse jatkotoimenpiteiden sopimiseksi. Vakavissa häiriötilanteissa siirrytään lähivastaanotolle tai sovitaan uusi vastaanottoaika.
- TOIMITILAT JA TURVALLISUUS
6.1 Toimitilat
Vastaanottotilat sijaitsevat osoitteessa Läntinen pitkäkatu 33, Turku, toimistorakennuksen neljännessä kerroksessa. Vastaanottotilat Uudessakaupungissa Ykskoivuntie 33, ovat merenrannalla, katutasolla olevat rakennukset. Tilat ovat suunniteltu psykoterapiatyöhön soveltuviksi huomioiden erityisesti äänieristys ja yksityisyyden suoja. Vastaanottotila on sisustettu rauhalliseksi ja viihtyisäksi terapiatyöskentelyä varten.
Odotustila Turussa on erillään vastaanottotilasta. Psykoterapeutilta on saatavilla ajankohtaista informaatiota palveluista sekä tietosuoja- ja potilasasiakirjakäytännöistä. Tilat ovat esteettömät, ja rakennuksessa on hissi. Wc-tilat sijaitsevat vastaanottotilan välittömässä läheisyydessä.
Vastaanotolla on kaksi poistumistietä turvallisuuden varmistamiseksi. Tilat siivotaan säännöllisesti, ja siivouksessa huomioidaan erityisesti hygienian ja tartuntatautien ehkäisyn vaatimukset.
6.2 Turvallisuus
Vastaanottotilojen turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisilla järjestelyillä. Tilat on varustettu palovaroittimilla ja alkusammutusvälineillä. Poistumistiet on merkitty selkeästi, ja tiloissa on näkyvillä pelastussuunnitelma sekä hätäpoistumisreitit. Ensiaputarvikkeet ovat helposti saatavilla ja niiden käyttökelpoisuus tarkistetaan säännöllisesti. Työturvallisuuden varmistamiseksi vastaanottotilan kalustus on järjestetty niin, että minulla on esteetön pääsy poistumistielle.
Kriisi- ja hätätilanteiden varalle on laadittu selkeät toimintaohjeet, jotka sisältävät:
- Hätänumerot ja päivystävien palveluiden yhteystiedot
- Toimintaohjeet uhkaavissa tilanteissa
- Evakuointiohjeet
- Ensiapuohjeet
- VALMIUS- JA JATKUVUUDENHALLINTA
Toimin itse vastuuhenkilönä ja vastaan palvelun jatkuvuuden hallinnasta. Äkillisen sairastumisen tai muun poissaolon varalta asiakkaille ilmoitetaan tilanteesta mahdollisimman pian tekstiviestillä tai soittamalla. Pidemmissä poissaoloissa, kuten suunnitelluissa lomajaksoissa, informoin asiakkaita hyvissä ajoin etukäteen. Pitkäaikaisen esteen sattuessa (esim. vakava sairastuminen) asiakkaat ohjataan tarvittaessa kollegoiden vastaanotolle. Mahdollisesta siirrosta ja jatkohoidosta sovitaan aina asiakkaan kanssa. Tietojärjestelmien häiriötilanteissa noudatan järjestelmätoimittajien ohjeita.